Como contratar estagiário: passo a passo para empresas

Saber como contratar estagiário é importante para empresas que desejam formar novos talentos e desenvolver profissionais desde o início da carreira. Além disso, um programa de estágio bem estruturado aproxima estudantes da realidade do mercado de trabalho e cria uma fonte estratégica de talentos para a organização.

No entanto, a contratação de estágio possui regras próprias. Por isso, RH, gestores e empresas precisam entender como funciona o processo, quais documentos são necessários e quais cuidados devem ser adotados para manter a relação regular.

O que saber antes de contratar estagiário?

Antes de abrir uma vaga, é importante entender que estágio não é apenas uma modalidade alternativa de contratação. Na verdade, a legislação brasileira define o estágio como um ato educativo escolar supervisionado desenvolvido no ambiente de trabalho.

Na prática, as atividades realizadas pelo estudante precisam contribuir para sua formação profissional. Além disso, elas devem estar relacionadas ao plano de atividades definido para o período de estágio.

Outro ponto importante é que a relação envolve três partes principais: o estudante, a empresa concedente e a instituição de ensino. Dessa forma, todos precisam estar alinhados sobre responsabilidades, atividades e condições do estágio.

Quando os requisitos legais são cumpridos, o estágio não gera vínculo empregatício. Por outro lado, o descumprimento das condições previstas em lei pode descaracterizar essa relação.

Para consultar a legislação diretamente, acesse a Lei nº 11.788/2008 no Portal do Planalto.

Como contratar estagiário: passo a passo para empresas

Entender como contratar estagiário exige olhar para toda a jornada, e não apenas para a seleção do candidato. Por isso, vale organizar o processo desde a definição da vaga até o acompanhamento do estudante.

1. Defina a necessidade da vaga

Antes de tudo, a empresa precisa entender por que deseja contratar um estagiário e quais atividades serão realizadas.

Para isso, o RH pode começar respondendo algumas perguntas:

• Em qual área o estudante atuará?
• Quais atividades serão desenvolvidas?
• Quais cursos são compatíveis com a oportunidade?
• Qual será a jornada?
• Quem será responsável pela supervisão?
• Quais competências a empresa pretende desenvolver no estudante?

Dessa forma, a vaga nasce com um escopo mais claro. Consequentemente, aumentam as chances de atrair estudantes compatíveis com a necessidade da área.

2. Defina o perfil do estudante

Em seguida, é hora de estabelecer o perfil desejado para a oportunidade.

Além do curso e do período acadêmico, a empresa pode considerar conhecimentos técnicos, habilidades comportamentais, disponibilidade e capacidade de aprendizagem.

No entanto, é importante lembrar que o estágio é uma etapa de desenvolvimento. Portanto, exigir experiência profissional extensa pode afastar estudantes com grande potencial e que ainda estão construindo sua trajetória.

3. Estruture o processo de recrutamento e seleção

Depois de definir o perfil, o processo seletivo deve avaliar potencial, aderência à vaga e capacidade de desenvolvimento. Assim, a empresa evita tomar decisões baseadas apenas em experiências anteriores.

Entre os principais aspectos que podem ser avaliados estão:

• comunicação;
• organização;
• capacidade de aprendizagem;
• interesse pela área;
• raciocínio e resolução de problemas;
• trabalho em equipe;
• aderência à cultura da organização.

Além disso, entrevistas estruturadas e perguntas baseadas em situações reais ajudam o RH a comparar os candidatos de maneira mais consistente.

4. Confirme a matrícula do estudante

Para que o estágio seja regular, o estudante precisa estar matriculado e frequentando uma instituição de ensino compatível com as modalidades previstas na legislação.

Ao mesmo tempo, as atividades desenvolvidas na empresa devem ter relação com sua formação e constar no Termo de Compromisso de Estágio.

Assim, empresa, estudante e instituição de ensino mantêm o alinhamento necessário para preservar o caráter educativo do estágio.

5. Elabore o plano de atividades

O plano de atividades define o que o estudante realizará durante sua jornada na empresa. Por isso, esse documento tem papel importante na organização do programa.

Além de orientar o estudante, o plano facilita o acompanhamento do desenvolvimento profissional. Dessa maneira, empresa e instituição de ensino conseguem avaliar se as atividades continuam alinhadas à formação acadêmica.

6. Formalize o Termo de Compromisso de Estágio

Depois disso, a relação deve ser formalizada por meio do Termo de Compromisso de Estágio, conhecido como TCE.

Entre as informações normalmente previstas no documento estão:

• identificação das partes;
• atividades que serão realizadas;
• jornada do estágio;
• período de vigência;
• valor da bolsa, quando aplicável;
• auxílio-transporte, quando aplicável;
• informações sobre o seguro contra acidentes pessoais;
• responsabilidades das partes;
• identificação do supervisor;
• plano de atividades.

Portanto, o estudante não deve iniciar suas atividades antes da formalização adequada da relação de estágio.

7. Indique um supervisor

A empresa também deve indicar um profissional de seu quadro com formação ou experiência relacionada à área das atividades realizadas pelo estudante.

Esse profissional será responsável por orientar e supervisionar o estágio. Além disso, ele terá papel importante no desenvolvimento das competências do estudante ao longo da experiência.

Segundo a Lei do Estágio, um mesmo supervisor pode acompanhar até 10 estagiários simultaneamente.

8. Providencie o seguro contra acidentes pessoais

Outro requisito importante é o seguro contra acidentes pessoais. A empresa concedente deve garantir essa proteção ao estudante, com cobertura compatível com valores de mercado.

No estágio obrigatório, porém, a legislação permite que essa responsabilidade seja assumida pela instituição de ensino nas condições previstas em lei.

9. Estruture a integração do estudante

Por fim, começa uma etapa que muitas organizações subestimam: o onboarding.

O estudante precisa conhecer a empresa, sua equipe, suas responsabilidades e os processos da área. Além disso, deve compreender claramente o que se espera dele durante o período de estágio.

Com isso, a organização reduz inseguranças, acelera o aprendizado e melhora a experiência desde os primeiros dias.

Como contratar estagiário respeitando a jornada de trabalho?

Ao avaliar como contratar estagiário, a empresa também precisa observar os limites de jornada definidos pela legislação.

A carga horária deve ser estabelecida em comum acordo entre a instituição de ensino, a empresa e o estudante. Além disso, precisa ser compatível com as atividades escolares e constar no Termo de Compromisso.

Para estudantes do ensino superior, educação profissional de nível médio e ensino médio regular, a legislação estabelece, em regra, jornada máxima de 6 horas diárias e 30 horas semanais.

Já para estudantes da educação especial e dos anos finais do ensino fundamental na modalidade profissional da educação de jovens e adultos, o limite é de 4 horas diárias e 20 horas semanais.

Além disso, existem situações específicas previstas na legislação para cursos que alternam períodos de teoria e prática.

Durante períodos de avaliação acadêmica, a jornada também deve observar as condições estabelecidas no Termo de Compromisso. Dessa forma, o trabalho não prejudica o desempenho escolar do estudante.

Como funciona a bolsa ao contratar estagiário?

Outro ponto importante para quem pesquisa como contratar estagiário é entender as regras de remuneração.

No estágio não obrigatório, a concessão de bolsa ou outra forma de contraprestação é obrigatória. Além disso, a empresa deve conceder auxílio-transporte.

Por outro lado, no estágio obrigatório a legislação não estabelece a mesma obrigatoriedade de bolsa e auxílio-transporte.

Por isso, antes de divulgar a oportunidade, o RH deve identificar corretamente qual modalidade de estágio será utilizada.

O estagiário tem direito a recesso?

Sim. Quando o estágio tiver duração igual ou superior a 12 meses, o estudante tem direito a 30 dias de recesso, preferencialmente durante suas férias escolares.

Se o período for inferior a um ano, o recesso será concedido proporcionalmente. Além disso, quando houver pagamento de bolsa ou outra forma de contraprestação, esse período também deve ser remunerado.

Quanto tempo o estagiário pode permanecer na mesma empresa?

Como regra geral, o estágio na mesma organização pode durar no máximo dois anos.

No entanto, a legislação prevê exceção para estudantes com deficiência. Nesse caso, o limite máximo não se aplica da mesma forma.

Contratar estagiário gera vínculo empregatício?

Uma das dúvidas mais frequentes sobre como contratar estagiário está relacionada ao vínculo empregatício.

Quando realizado de acordo com a Lei nº 11.788/2008, o estágio não cria vínculo empregatício. Entretanto, todos os requisitos precisam ser efetivamente cumpridos.

Entre eles estão matrícula regular, Termo de Compromisso, compatibilidade das atividades e supervisão adequada.

Caso a relação seja mantida em desacordo com a legislação, o estágio pode ser descaracterizado. Consequentemente, a empresa pode enfrentar implicações trabalhistas e previdenciárias.

Quais erros evitar ao contratar estagiário?

Saber como contratar estagiário também significa conhecer os erros que podem prejudicar o programa.

Em muitos casos, os problemas surgem quando a organização trata o estágio como uma contratação convencional e deixa sua finalidade educativa em segundo plano.

Entre os principais erros estão:

• colocar o estagiário em atividades incompatíveis com sua formação;
• não formalizar corretamente o Termo de Compromisso;
• deixar o estudante sem supervisão efetiva;
• exceder a jornada permitida;
• não acompanhar as atividades desenvolvidas;
• usar o estágio apenas como substituição de mão de obra;
• não manter a documentação organizada;
• ignorar o calendário acadêmico do estudante;
• não cumprir as obrigações relacionadas ao seguro.

Portanto, organização documental e acompanhamento são tão importantes quanto acertar na seleção do candidato.

Como contratar estagiário com mais eficiência?

Além da conformidade legal, a empresa precisa pensar na qualidade de todo o processo. Nesse sentido, planejamento, recrutamento, seleção, documentação, integração e acompanhamento precisam funcionar de forma conectada.

Quando essas etapas estão bem estruturadas, a organização consegue:

• atrair estudantes mais aderentes ao perfil da vaga;
• reduzir retrabalho no processo seletivo;
• melhorar a experiência dos candidatos;
• aumentar a qualidade das contratações;
• acompanhar melhor o desenvolvimento do estudante;
• identificar talentos com potencial de efetivação;
• criar uma base de futuros profissionais para a empresa.

Além disso, um programa estruturado pode transformar o estágio em uma ferramenta estratégica de formação de talentos. A Valore RH apresenta essa abordagem em sua solução de Programa de Estágio para empresas.

Quando buscar apoio especializado para contratar estagiário?

Quando a empresa precisa contratar estudantes com frequência, recebe muitos currículos ou possui pouca estrutura interna para conduzir todas as etapas, o apoio especializado pode trazer mais organização.

Nesse cenário, uma consultoria pode contribuir desde a definição do perfil até a divulgação da vaga, triagem, entrevistas e apresentação dos candidatos mais aderentes.

Dessa forma, o RH ganha tempo para atuar em decisões estratégicas. Ao mesmo tempo, o processo seletivo recebe mais método, consistência e agilidade.

Quando a necessidade envolve processos seletivos mais amplos, também vale conhecer a solução de Recrutamento e Seleção da Valore RH.

Checklist de como contratar estagiário com segurança

Para facilitar a organização, confira os principais pontos que a empresa deve observar ao definir como contratar estagiário com segurança:

• Definir a necessidade da área.
• Estabelecer as atividades da vaga.
• Identificar os cursos compatíveis.
• Definir jornada e modalidade do estágio.
• Estabelecer o perfil desejado.
• Realizar recrutamento e seleção.
• Confirmar matrícula e vínculo acadêmico.
• Elaborar o plano de atividades.
• Formalizar o Termo de Compromisso de Estágio.
• Providenciar seguro contra acidentes pessoais.
• Definir o supervisor responsável.
• Realizar integração do estudante.
• Acompanhar seu desenvolvimento durante o estágio.

Dúvidas frequentes sobre como contratar estagiário

A empresa pode contratar estagiário diretamente?

Sim. A empresa pode formalizar o estágio diretamente com o estudante e a instituição de ensino, desde que os requisitos legais sejam cumpridos. Além disso, a legislação permite o apoio de agentes de integração.

Estagiário precisa estar estudando?

Sim. A matrícula e a frequência regular em uma instituição de ensino compatível são requisitos para a caracterização do estágio.

Precisa registrar estagiário na carteira de trabalho?

O estágio regular não constitui vínculo empregatício. Portanto, a relação é formalizada principalmente por meio do Termo de Compromisso de Estágio entre estudante, empresa e instituição de ensino.

Quem pode supervisionar um estagiário?

A empresa deve indicar um profissional de seu quadro com formação ou experiência relacionada à área de conhecimento desenvolvida no estágio.

Quantos estagiários um supervisor pode acompanhar?

Conforme a Lei do Estágio, um supervisor pode orientar e supervisionar até 10 estagiários simultaneamente.

Qual é a duração máxima do estágio?

Na mesma empresa, o estágio pode durar até dois anos. Entretanto, existe exceção legal para estudantes com deficiência.

É obrigatório pagar bolsa para estagiário?

No estágio não obrigatório, bolsa ou outra forma de contraprestação e auxílio-transporte são obrigatórios. Já no estágio obrigatório, as regras são diferentes.

A empresa precisa contratar seguro para o estagiário?

Sim. O seguro contra acidentes pessoais é um dos requisitos previstos na legislação para a realização regular do estágio.